De poortwachtersfunctie van de notaris

De notaris vervult een belangrijke poortwachtersrol op grond van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft). Dit betekent dat wij verplicht zijn cliëntenonderzoek te verrichten en ongebruikelijke transacties te melden. De Wwft is van toepassing op vrijwel al onze werkzaamheden, met uitzondering van bepaalde familierechtelijke zaken.

Wat betekent dit voor u?

Cliëntenonderzoek

Iedere cliënt die via ons kantoor een transactie wil laten uitvoeren, moet zich legitimeren. Wij stellen en verifiëren uw identiteit aan de hand van een geldig paspoort, Nederlands rijbewijs, identiteitskaart of verblijfsdocument.

Voor rechtspersonen controleren wij een recent uittreksel uit het Handelsregister.

In sommige gevallen doen wij aanvullend onderzoek, bijvoorbeeld wanneer u of uw partner een politiek prominente functie bekleedt (PEP-status) of wanneer u woonachtig bent in een land met verhoogd risico op witwassen of terrorismefinanciering.

Onderzoek naar de herkomst van gelden

Bij elke financiële transactie onderzoeken wij de herkomst van de gelden. U kunt daarom vragen verwachten over de oorsprong van het geld dat bijvoorbeeld wordt gebruikt voor de aankoop van een woning.

Melding van ongebruikelijke transacties

Als notaris zijn wij wettelijk verplicht om ongebruikelijke transacties te melden bij de Financial Intelligence Unit-Nederland (FIU-Nederland). Voorbeelden van meldingsplichtige situaties zijn onder andere contante betalingen vanaf €2.500.

Poortwachtersfunctie en Politiek Prominente Personen (PEP)

Wanneer u of een familielid een politiek prominente functie vervult of recent heeft vervuld (bijvoorbeeld als minister, staatssecretaris, lid van een hooggerechtshof of bestuurder van een politieke partij), zijn wij verplicht om extra onderzoek te doen. Ook partners, ouders en kinderen van een PEP vallen hieronder.

UBO en pseudo-UBO

Bij transacties namens rechtspersonen moeten wij vaststellen wie de Ultimate Beneficial Owners (UBO’s) zijn, dat wil zeggen: de natuurlijke personen die uiteindelijk eigenaar zijn van of zeggenschap hebben over de rechtspersoon.

Als uit het Handelsregister geen UBO blijkt, vragen wij u om een aanvullende verklaring.

Wanneer geen duidelijke UBO aan te wijzen is, moet een lid van het hoger leidinggevend personeel als pseudo-UBO worden geregistreerd, bijvoorbeeld een statutair bestuurder.

Sinds 27 september 2020 is het bovendien verplicht UBO’s in te schrijven in het UBO-register van de Kamer van Koophandel.

Terugmelding aan het UBO-register

Hoewel de notaris in beginsel een geheimhoudingsplicht heeft, geldt een uitzondering als wij een verschil constateren tussen de gegevens in het UBO-register en onze eigen vaststellingen. In dat geval moeten wij een terugmelding doen, inclusief onderbouwing met bewijsstukken.

Tot slot

De naleving van deze verplichtingen vraagt extra inzet, zowel van ons als van u als cliënt. Wij begrijpen dat dit soms als belastend kan worden ervaren, maar het niet naleven van deze regels kan leiden tot strafrechtelijke vervolging.

Voor meer informatie verwijzen wij u naar de website van FIU-Nederland: www.fiu-nederland.nl.

Heeft u vragen over de Wwft of onze poortwachtersrol? Neem gerust contact met ons op. Wij helpen u graag verder.